新版GSP要求明顯提升 系列準(zhǔn)備工作較為繁瑣 支招！
現(xiàn)代社會，每個人每天都有忙不完的工作，但仍不時有吃力不討好的失落感侵襲。如果能讓繁瑣的工作變得有條理，就能明顯提高工作效率，并從其中體會到充足的成就感和愉悅感。日前，時代陽光醫(yī)藥零售終端事業(yè)部的家人們深入到新版GSP這項工作中，不斷思考和總結(jié)，收獲了一些實用的招數(shù)。
招數(shù)一：看似“無用功”，實則好時機
支招人：零售終端事業(yè)部 林喜華
新版GSP相關(guān)工作：下游客戶資料更新
說實話，新版GSP剛頒布實施時，我并沒有覺得這跟我有多大的關(guān)系。通過公司的各種宣傳和培訓(xùn)，我才清楚這些條款與我的工作息息相關(guān)，比如就收集下游客戶資料這一個小細(xì)節(jié)，新版GSP就提出了更高的要求。以往我們只需要收取藥店的三證：藥品經(jīng)營許可證、法人委托書和企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照，而根據(jù)新版GSP要求，我們需要收體系調(diào)查表、購銷合同和質(zhì)量保證協(xié)議等7份資料。
這些資料并不是一次收齊的。記得第一次，我是去藥店收取了含麻黃堿復(fù)方制劑的授權(quán)委托書，隔兩天后我又跑去收體系調(diào)查表，第三次才收全。我老婆不能理解，覺得一次次重復(fù)跑藥店純屬“無用功”，特別是個別近來沒有發(fā)生業(yè)務(wù)往來的藥店，需要一次次跟老板約時間，大老遠(yuǎn)專程去拿一份資料，實在太浪費時間精力，但我樂在其中，這不正是我跟老板見面溝通，維護客情關(guān)系的大好機會嗎？
相比很多同事，我不太會“策”，只能用實際行動一點點取得客戶的信任和支持。藥店報的計劃，我都會第一時間送達。有時候藥店上午報了計劃，突然想起漏報了另外一個急需的品種，打電話過來時其實我已經(jīng)送貨到店里了，我還是會回來再跑一趟，讓客戶第一時間拿到所需的品種。當(dāng)時也有很多人說我做“無用功”，但現(xiàn)在回頭看，正是靠這些一趟趟的“無用功”，才有了密集拜訪后，被客戶和市場認(rèn)可的我。
招數(shù)二：同理心，助我完成“不可能的任務(wù)”
支招人：零售終端事業(yè)部 李珊
新版GSP相關(guān)工作：上游客戶/品種資料更新
相比業(yè)務(wù)員可以面對面地收取下游客戶的資料，我們很多時候都需要電話溝通后，發(fā)出溝通函，詳細(xì)列出我們所需的資料，請上游廠家?guī)兔?zhǔn)備。
最開始，這項工作開展得并不順利，有時候?qū)Ψ桨l(fā)來了50張資料，但可能其中只有一兩張是合格的，來回溝通很多次后，還是收不齊一個品種的資料。想著我們有近萬個品種的資料需要在短期內(nèi)收回，壓力特別大，煩躁的時候，我們甚至覺得這是一項根本不可能完成的任務(wù)。但冷靜下來一想，其實這么多年的合作下來，很多客戶都已經(jīng)是很好的朋友，對方絕對不是故意要刁難我們，而是誠心誠意要與我們一起來完成這項工作。調(diào)整好心態(tài)后，我開始主動尋求辦法來提高辦事效率。比如有些商業(yè)公司找不到部分資料的，我們就直接聯(lián)系廠家要齊資料，再去商業(yè)公司蓋章；有些緊急需要過新版GSP的廠家和品種，我們就干脆上門收取資料……
通過前期的努力，除了正在過GSP/GMP的客戶，上游客戶的資料更新都已經(jīng)基本到位，看著自己整理的十幾個文件夾在辦公桌上堆成一米多高，欣喜地發(fā)現(xiàn)，通過團隊的不斷努力，我們已經(jīng)漸漸完成了這項“不可能完成的任務(wù)”。
招數(shù)三：想客戶之所想，化被動為主動
支招人：零售終端事業(yè)部 李娟
新版GSP相關(guān)工作：給下游客戶提供資料
我們需要找上游客戶收取資料，同樣，下游客戶也需要我們的資料。以往都是客戶提出后，我們再行動。有時候為了給一家客戶提供一份首營品種的資料，從質(zhì)量中心的大量資料中找出相關(guān)資料，然后到人力資源中心開法人委托書，再到行政中心財務(wù)中心蓋章，送到倉庫區(qū)隨貨發(fā)或者單獨寄出去，半天就過去了。這樣執(zhí)行下來，不僅整個過程非常繁瑣，而且還造成了同一個品種資料，不同客戶需要，但我們卻重復(fù)找的情況，效率非常低下。
針對這樣的現(xiàn)象，在月初的會議上，我們討論出了一個方案：想在客戶之前，將所有品種的資料全部掃描后存入電腦，這樣需要的時候就可以根據(jù)品種編碼的代號，直接調(diào)出來打印即可。根據(jù)掃描計劃表，我們將20個人分成10組，將半年來與我們發(fā)生過業(yè)務(wù)往來的品種梳理出來，然后分工到個人，迅速將所有品種掃描完畢。一段時間的辛苦，換來了我們之后的輕松：既方便了資料的提取，也簡化了流程，加快了我們給客戶提供資料的速度。
嘗到了想客戶之所想的甜頭，我們針對收集上下游客戶資料時，總是不免有些收不齊全的情況，干脆重新梳理客戶資料缺項，將對應(yīng)具體客戶所需的資料按樣本裝訂，這樣業(yè)務(wù)員工作起來就更加有條理了，資料退回的情況大大減少了。
招數(shù)四：“突擊戰(zhàn)”，讓考試變得有趣
支招人：零售終端事業(yè)部 李璨
新版GSP相關(guān)工作：新版GSP崗位職責(zé)等內(nèi)容的抽查
新版GSP認(rèn)證的現(xiàn)場檢查時，認(rèn)證員會隨機抽查各崗位工作人員，了解我們的崗位職責(zé)和工作流程等內(nèi)容。為了提醒每位家人高度重視這一環(huán)節(jié)，確保在各自崗位上每個環(huán)節(jié)都按照新版GSP的要求操作，部門特別指派我專門負(fù)責(zé)這一項目。
對比湖北九州通通過新版GSP的成功經(jīng)驗，我了解到他們對這一塊下了很大的功夫，針對采購與銷售等關(guān)鍵崗位人員，甚至是由公司領(lǐng)導(dǎo)人親自坐鎮(zhèn)，組織員工自查考核，確保每個人對自己應(yīng)該知道的知識點掌握透徹。
這讓我有一定的壓力。雖然我早已將公司的質(zhì)量方針、各崗位的工作程序、所需要注意的事項等內(nèi)容，發(fā)給了部門的每位家人，但少部分同事一聽說要背東西還是有些忐忑。在部門會議上，我再一次提醒大家高度重視這件事情，并且以自己崗位流程為示范，告訴大家我們所需要記住的這些內(nèi)容都是日常工作的流程，完全不需要死記硬背，只要理解后就能熟記于心，對答自如。
隨后，我每天都會在辦公室打“突擊戰(zhàn)”，冷不丁路過誰的座位，就會請她說一遍我們的質(zhì)量方針和工作流程。這樣的“抽查”，漸漸變成同事之間的一個娛樂項目，就在這種輕松的氛圍中，大家把相關(guān)的內(nèi)容記住了。而且我發(fā)現(xiàn)了一個小秘密，有的同事雖然嘴上堅持說沒必要背誦，但其實非常重視，回答起來非常流暢，畢竟誰都知道新版GSP是我們工作當(dāng)中的頭等大事，誰也不愿意給部門、給公司拖后腿。
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